TODOリストを世代更新で管理 – Evernote活用

ツール・アプリ

ユージン@EffectiveLifeです。

みなさんはTODOリストを使っているでしょうか?
何度かいろいろなアプリを使って挑戦したけどうまく行かなかったという人も多いのではないでしょうか?

今日は僕の運用しているTODOリストの『世代更新』という方法を紹介できればと思います。
この方法はとてもシンプルで、ただ期間ごとにTODOリストのファイルを用意するだけです。

世代更新とは

世代更新』とは僕が勝手につけた名前なのですが、前の情報をコピーして新しい情報を作成することからこのような呼び方にしてみました。

TODOリストが活用できない問題として、使っているうちにリストがぐちゃぐちゃになってメンテナンスが面倒になってしまうことが多いと思うので、この世代更新という方法をとって常にリストが整理できている状態にします。

世代更新のやり方

世代更新の方法はとても簡単です。
用意するものはアプリのメモ帳だけで大丈夫です。

1. “期間”でファイル名やタイトルを付ける

まずは、下の例のように期間をファイル名やタイトルに含めてTODOリストを作成してください。
例)「2020年1月のTODOリスト」、「2020年1月1週目 TODOリスト」、「2020_01_01_TODO」など

2. タスクを全て書き出す

次に、下の例のようにタスクを書き出してみてください。

  • タスクの量が多い場合はカテゴリーなどを用意して整理する
    (例では”ブログ”というカテゴリーを作成しています、インデントを入れて子タスクを表現するのもおすすめです)
  • 優先度の高いものを上に持ってくるのがおすすめ
  • 期間中に増えたタスクはリストにどんどん追加していく
  • チェックボックスや打ち消し線を使ってタスクを完了する

3. 次の期間になったら、ファイルをコピーして新しいファイルを作成する

まず、前の期間のTODOリストの内容をコピーして、タイトルを次の期間にします。

あとは、完了したタスクを削除して新しいタスクを追加するだけでするだけです。

  • 前のファイルからリストの内容を全てコピーする
  • 完了しているタスクや不要なタスクを削除する
  • 新タスクを追加して、優先度順に並び替える。

TODOリストを世代更新で管理するメリット

生きたTODOリストにできる

ファイルごと定期的に更新することで、TODOリストがゴミだらけになることを防げます。
整理された新しいファイルは、次の期間を始めるのにとても気持ち良いものです。

自分に合った更新期間を設定できる

僕はプライベート用のTODOリストは毎月更新にして、仕事用のTODOリストは毎日更新としています。
緊急度や重要度によって更新頻度は自分に合ったものにするのがいいかと思います。
プライベートはそんなに緊急のタスクがないので月に1回整理するくらいがちょうどいいです。

普遍的な方法なのでどこでも使える

メモ帳の機能があればどこでも使うことができます。
おすすめは後述するEvernoteですが、自分の使い慣れたアプリでも問題ないと思います。
仕事のTODOリストはMacのメモ帳を使って管理しています。

また、専用のTODOアプリではなく単なるメモ帳を使うので、ちょっとしたメモ書きも残しやすく、汎用的に使えるのもメリットです。

メモアプリはEvernote がおすすめ

さきほどどんなメモアプリでも使えると言いましたが、おすすめはEvernoteです!

Evernoteを使うメリットは次になります

  • クラウドで同期されるので家や出先、仕事場などどこでも簡単に共有できる。
  • Webやスマホ、タブレットなどマルチデバイスで使える。
  • チェックボタンが使える

どこでもTODOリストが参照できるのはとても便利なので、まだEvernoteを試したことがない人はぜひ使ってみてください。

ただし、スマホからTODOリストを編集するのは少し面倒だったりすので、使い方に工夫が必要な場合もあるかもしれません、、
(僕は基本的にパソコンで編集するのであまり問題になっていません。)

まとめ

いかがだったでしょうか?
今回は僕のTODOリストの管理方法について紹介してみました。

この方法で2年以上うまく運用できているので気に入ったものとなっています。

ネット上で探しても見つからなかったので、勝手に『世代更新』という名前を付けてみましたが、
もしどこかで紹介されていたらぜひ教えてください!

最後に、この管理方法があなたにも役に立つととても嬉しいです!